Büro im Wandel: Mehr Tempo ist nötig

Die Arbeitswelt hat in den vergangenen Jahren eine tiefgreifende Transformation durchlaufen, geprägt von Digitalisierung und neuer Flexibilität. Knapp zwei Drittel (64 Prozent) der Büromitarbeiter in Deutschland arbeiten derzeit hybrid. Gleichzeitig steigt der Bedarf an Kollaboration, Informationsaustausch, lebenslangem Lernen und Innovationsfähigkeit.

Vor diesem Hintergrund hat der Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) in Zusammenarbeit mit dem Meinungsforschungsinstitut Forsa im Mai 2023 eine repräsentative Onlinebefragung durchgeführt. Diese befasste sich mit der Transformation der Arbeitswelt und wie weit diese bereits in Büros sichtbar ist. Insgesamt wurden 1003 Beschäftigte in Deutschland zu ihrem Arbeitsumfeld befragt.

Konzentration im Büro

Unter Beschäftigten gelten die Bedingungen für konzentriertes Arbeiten als klare Pluspunkte des Homeoffice. Das legt den Rückschluss nahe, dass in den Büros weniger gute Voraussetzungen für die sogenannte Fokusarbeit herrschen. Die von Forsa erhobenen Zahlen ergeben jedoch ein etwas differenzierteres Bild: 53 Prozent der Beschäftigten in Deutschland arbeiten vorwiegend in Einzel- oder Zweipersonenbüros. Diese bieten in der Regel gute räumliche Bedingungen, um ungestört von Gesprächen anderer zu arbeiten. Und auch für die 46 Prozent der Beschäftigten, die in grösseren Büroeinheiten arbeiten, hat sich die Situation in jüngster Zeit verbessert.

38 Prozent aller Befragten geben an, dass sie sich für Telefonate und Videocalls in speziell dafür angeschaffte Raum-Module zurückziehen können. Jede vierte dieser Telefon- und Videokonferenzkabinen wurde in den letzten zwölf Monaten vor der Befragung angeschafft. Weitere Investitionen flossen in die Steigerung der ergonomischen Qualität der Fokusarbeitsplätze. 55 Prozent der Befragten berichten von vor Kurzem getätigten oder geplanten Anschaffungen höhenverstellbarer Schreibtische, 44 Prozent von Anschaffungen ergonomischer Bürostühle.

Lücken bei Kommunikations- und Kollaborationsbereichen

«Für eine erfolgreiche Transformation der Arbeitswelt genügt es aber nicht, nur für gute Bedingungen für konzentriertes Arbeiten zu sorgen. Mindestens genauso wichtig sind gute Bedingungen für Kommunikation, Teamarbeit und permanentes Lernen. Noch fehlt dazu aber in vielen Unternehmen die passende Umgebung», wird Helmut Link, Vorsitzender des IBA, in einer Mitteilung des IBA zitiert.

Aktuell haben 83 Prozent der Befragten Zugang zu Konferenz- und Besprechungsräumen oder anderen Bereichen für eher formale Arten der Kommunikation. Speziell für eher informelle Gespräche und kreative Formen der Arbeit gedachte Bereiche wie Sitzecken, Stehtische oder gar eine Cafeteria stehen nur jedem zweiten (46 Prozent) Arbeitnehmer zur Verfügung. Eine echte Auswahl zwischen verschiedenen Kommunikations- und Kollaborationsbereichen haben sogar nur 43 Prozent aller Befragten, 11 Prozent haben gar keinen Zugang zu Kommunikationszonen. Um die notwendige Transformation in den Unternehmen voranzubringen, bedarf es daher struktureller Veränderungen. Die nehmen jedoch erst langsam Fahrt auf. Nur gut ein Fünftel der befragten Arbeitnehmer (22 Prozent) berichtet, dass vorhandene Kommunikationsbereiche in den letzten Monaten umgestaltet wurden oder dies kurzfristig geplant ist.

Klare Regeln für mobiles Arbeiten

«Dass die Transformation der Arbeitswelt nicht weiter fortgeschritten ist, hat viel mit Unsicherheit zu tun. Neben der aktuellen wirtschaftlichen und politischen Lage verzögert die Diskussion über die Zukunft hybriden Arbeitens viele Entscheidungen. Sinnvoll wären klare Regelungen zu mobilem Arbeiten. Hier bestehen nach wie vor große Lücken. Geregelt ist nur die relativ selten angewendete Telearbeit», erklärt Helmut Link die eher langsam voranschreitende Transformation der Büros.

Vorerst können die Arbeitgeber dabei noch auf die Geduld der Mehrzahl ihrer Beschäftigten zählen. Aber immerhin 14 Prozent aller Arbeitnehmer sagen schon jetzt, dass ihre derzeitige Arbeitsstätte sie daran hindert, effizient zu arbeiten. Unter den 18- bis 29-Jährigen haben sogar vier von zehn (39 Prozent) recht klare Vorstellungen, was in den Büros verändert werden müsste. Für ihre eigenen Arbeitsplätze wünschen sie sich weitere Investitionen in höhenverstellbare Schreibtische und die IT-Ausstattung. Seltener werden Elemente für zeitgemäße Kommunikationsräume genannt. Gebraucht werden sie trotzdem. 82 Prozent der Beschäftigten nennen den persönlichen Kontakt und 68 Prozent den fachlichen Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten als wichtigste Gründe, um ins Büro zu gehen.

Die Empfehlung des IBA lautet deshalb, jetzt die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen und neben Kommunikationsbereichen auch Projekträume mit Werkstattcharakter und Rückzugsbereiche in die Überlegungen einzubeziehen. «Das Büro muss künftig unterschiedliche Bereiche für verschiedene Tätigkeiten anbieten. Außerdem sollten die einzelnen Einrichtungsbereiche so konzipiert werden, dass sie bei Bedarf leicht an veränderte Bedingungen angepasst werden können», empfiehlt der IBA-Vorsitzende Helmut Link.

Nachholbedarf auch in den Homeoffices

Der letzte Teil der orsa-Umfrage beschäftigte sich mit der Nutzung und der Ausstattung der Homeoffices. Immerhin 56 Prozent aller Beschäftigten arbeiten zeitweise zu Hause. Bei den Beschäftigten in Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern trifft das sogar auf 66 Prozent aller Arbeitnehmer zu. Um aus den dafür genutzten Bereichen vollwertige Arbeitsplätze zu machen, wären jedoch noch einige Investitionen erforderlich. Punkten können die Homeoffices in Sachen ruhiges Arbeiten. Fast die Hälfte der Arbeitnehmer (48 Prozent) berichten dagegen, dass ihr Homeoffice in Sachen Ergonomie weniger gut ausgestattet ist als der Arbeitsplatz im Büro. Jeder Dritte (33 Prozent) sagt das von der technischen Ausstattung und 43 Prozent von der Funktionalität der Arbeitsplätze. Im Vergleich zum Jahr 2020 zeigen sich kaum Verbesserungen. Lediglich beim Sitzkomfort und der technischen Ausstattung sagt ein relevanter Anteil der Beschäftigten (13 Prozent beziehungsweise 10 Prozent), dass sich das Niveau der Ausstattung im Homeoffice in den letzten drei Jahren der im Büro angeglichen hat.

Mehr Tempo gefragt
«Es gibt noch einiges nachzuholen, um Büros und Homeoffices fit für die Anforderungen der neuen Arbeitswelt zu machen. Aber der Wandel hat begonnen», fasst Helmut Link die Erkenntnisse aus der Forsa-Umfrage zusammen. Letztendlich sei aber mehr Tempo gefragt.