30. November 2020

Office Special: Effizientes Arbeiten mit Online-Tools

Online-Tools können den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Mit den richtigen Tools lassen sich Aufgaben effizient organisieren, im Team diskutieren und schneller erledigen. haptik.ch hat sechs Tools ausgewählt und stellt diese vor.

Trello
Trello ist ein Organisationstool und erleichtert sowohl die Teamarbeit im Unternehmen als auch die Selbstorganisation. Mit übersichtlichen Boards, Listen und Karten können Teams ihre Projekte auf flexible Art und Weise organisieren und priorisieren. Aufgaben können schnell und einfach angelegt und einer oder mehreren Personen zugeordnet werden. Das Tool ist einfach und verständlich aufgebaut und verfügt über praktische Such- und Filterfunktionen. Kostenpunkt: Die Basis mit maximal 10 Team-Boards und begrenztem Speicherplatz ist kostenlos. Für unbegrenzte Boards und weitere Funktionen greift der kostenpflichtige Preisplan «Business Class» oder «Enterprise».
www.trello.com

Dropbox, Google Drive & Co.
Cloud-Speicher sind praktisch, um Daten auf mehreren Maschinen zu synchronisieren oder um auch von fremden Rechnern darauf zugreifen zu können. Die als Smart Workspace benannten Dienste wie Dropbox oder Google Drive ermöglichen eine zentrale Datenablagen und die in Echtzeit synchronisierten Daten können via Browser oder App bearbeitet werden. Die Kosten werden bei Dropbox sowie Google nach Gigabits berechnet und sind monatlich oder jährlich bezahlbar.
www.dropbox.com, www.google.com

Mailchimp
Mit Mailchimp lassen sich Newsletter erstellen, versenden und verwalten. Der Dienst enthält unzählige Funktionen und bietet die volle Flexibilität eines umfangreichen Newsletter-Managements. Nachteil: Mailchimp ist ausschliesslich in englischer Sprache verfügbar. Die kostenfreie Mitgliedschaft ermöglicht den Versand von 12 000 E-Mails an bis zu 2000 Empfänger pro Monat. Für zehn Dollar im Monat lässt sich die Anzahl der Mailings unbegrenzt erhöhen, allerdings sind dann nur 500 Empfänger möglich. Mit steigender Anzahl der Empfänger lässt sich der Service erweitern.
www.mailchimp.com

Doodle
Der Online-Dienst Doodle ist der Klassiker für die Terminfindung im Team. Das Prinzip ist einfach: Man wählt ein Thema, gibt Terminvorschläge ein und erstellt in wenigen Minute die Terminumfrage. Die Teilnehmer werden unkompliziert per E-Mail eingeladen. Um Termine abzustimmen ist keine Registrierung nötig, und der Dienst kann kostenlos verwendet werden.
www.doodle.com

Zoom
Zoom ist ein cloud-basierter Videokonferenzdienst und eignet sich für Gruppenanrufe, Schulungen und Webinare für interne sowie externe Teilnehmer. Das Mikrofon kann jederzeit stumm geschaltet werden, und jeder Teilnehmer kann frei entscheiden, ob mit oder ohne Video. Bildschirme können unkompliziert geteilt werden, und auch eine Chatfunktion ist im Dienst integriert. Preisplan: Die kostenlose Stufe ermöglicht unbegrenzte Einzelgespräche, beschränkt die Gruppensitzungen jedoch auf 40 Minuten und 100 Teilnehmer. Bezahlte Pläne beginnen bei 15 USD pro Monat und Host.
www.zoom.com

Slack
Slack ist sozusagen das «WhatsApp» für Unternehmen und ermöglicht die Echtzeit-Kommunikation von Teams via Chatfunktion. Es ist möglich, verschiedene Gruppen zu erstellen und die entsprechenden Personen in die Gruppe einzuladen. Slack kann direkt im Browser, als Desktop-Version oder als App benutzt werden. Neben der Chatfunktion können auch Dienste wie Dropbox oder Google Handouts intergeriert sowie Telefonate und Videokonferenzen abgehalten werden. Für kleine Teams ist Slack kostenlos. Für mehr Nutzer und Funktionen gibt es verschiedene kostenpflichtige Angebote.
www.slack.com

Caroline Garcia